Por que o lote do medicamento pode vir diferente da nota fiscal?
Esse erro é mais comum do que parece e acontece na distribuidora ou laboratório durante a emissão da nota fiscal. Como os fornecedores trabalham com grandes volumes e múltiplos lotes de um mesmo medicamento, é frequente que o lote informado na nota não corresponda ao lote físico que está nas caixas entregues.
O problema é que o lote do medicamento é essencial para o rastreamento dentro da drogaria — tanto para o controle interno quanto para a fiscalização sanitária. Uma divergência entre o lote da nota e o lote físico gera inconsistência no SNGPC e pode ser autuada pela ANVISA.
Por isso a regra é clara: antes de lançar qualquer entrada no ECPharma, o farmacêutico deve conferir fisicamente o lote impresso em cada caixa e comparar com o que está na nota fiscal.
Atenção: confira o lote antes de lançar
A conferência do lote físico é obrigatória antes de dar entrada no ECPharma. Depois que a entrada for lançada e o XML enviado para a ANVISA, não há como corrigir o lote diretamente — a única saída é finalizar o inventário, o que é um processo trabalhoso. Confira sempre antes de lançar.
Identifiquei o lote diferente — e agora?
Se você conferiu o lote antes de lançar no sistema e encontrou a divergência, a solução é simples e tem dois passos:
Passo 1 — Solicite a carta de correção ao fornecedor
Entre em contato com a distribuidora ou laboratório e solicite a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) da nota fiscal. Esse documento pode ser solicitado por e-mail ou diretamente pelo sistema da distribuidora, dependendo do fornecedor.
A carta de correção é um documento fiscal oficial que corrige informações da nota já emitida — neste caso, o número do lote incorreto. O fornecedor tem prazo de até 720 horas (30 dias) a partir da emissão da nota para emitir a correção.
Importante: a carta de correção não implica troca de medicamentos. O produto entregue é o correto — apenas a informação do lote na nota precisava ser ajustada. Não há devolução, não há reentrega.
Passo 2 — Anexe a carta e dê entrada pelo lote físico
Com a carta de correção em mãos, anexe-a à nota fiscal (fisicamente ou digitalmente, conforme seu processo interno). Em seguida, faça a entrada no ECPharma utilizando o lote que está impresso fisicamente nas caixas do medicamento — não o lote que estava errado na nota original.
Guarde a documentação (nota fiscal + carta de correção) para fins de fiscalização. Em caso de auditoria, esse conjunto de documentos comprova que a divergência foi identificada e corrigida corretamente.
Resumo: passo a passo completo
Confira o lote físico
Ao receber o medicamento, compare o lote impresso na embalagem com o lote informado na nota fiscal antes de qualquer lançamento no sistema.
Identifique a divergência
Se os lotes forem diferentes, não lance no sistema ainda. Separe o medicamento e a nota para correção.
Solicite a carta de correção
Entre em contato com a distribuidora por e-mail ou pelo sistema dela e solicite a CC-e (Carta de Correção Eletrônica) com o lote correto.
Dê entrada pelo lote físico
Com a carta recebida e anexada à nota, faça a entrada no ECPharma usando o lote que está impresso nas caixas do medicamento.
E se eu já dei entrada com o lote errado no SNGPC?
Situação mais grave: entrada já lançada com lote incorreto
Se a entrada já foi lançada no ECPharma e o XML foi transmitido para a ANVISA com o lote incorreto, não é possível corrigir diretamente. A única forma de regularizar a situação é finalizando o inventário no sistema para ajustar o estoque. Por isso a conferência antes do lançamento é tão importante — ela evita um processo de correção muito mais trabalhoso.
Se você está nessa situação e precisa de orientação para realizar o inventário de ajuste, entre em contato com nossa equipe de suporte pelo WhatsApp.
Perguntas frequentes
A carta de correção implica troca ou devolução do medicamento?
Não. A carta de correção é apenas um documento fiscal que corrige a informação do lote na nota. O medicamento entregue está correto — apenas o número do lote estava errado no documento. Não há devolução nem reentrega.
Como solicito a carta de correção da distribuidora?
Você pode solicitar por e-mail direto ao setor fiscal da distribuidora ou pelo sistema de atendimento dela, dependendo do fornecedor. Informe o número da nota fiscal, a data de emissão, o lote incorreto que está na nota e o lote correto que consta fisicamente nas embalagens.
Preciso guardar a carta de correção?
Sim. Guarde a carta de correção junto com a nota fiscal correspondente. Em caso de fiscalização pela ANVISA ou pelo CRF, esse conjunto de documentos comprova que a divergência foi identificada e regularizada corretamente.
E se a distribuidora se recusar a emitir a carta?
Registre a solicitação por escrito (e-mail). A distribuidora tem obrigação legal de corrigir o documento fiscal. Se houver recusa, consulte seu advogado ou o CRF do seu estado sobre os procedimentos cabíveis.
Isso pode gerar multa da ANVISA?
Se a divergência for identificada e corrigida antes do lançamento no sistema, não há irregularidade no SNGPC. O risco de autuação existe quando o lote errado é transmitido para a ANVISA sem correção — por isso a conferência prévia é fundamental.
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